Hogyan lehet korlátozni az adatbevitelt Excel-ben az adatok hitelesítésével?

Hogyan lehet korlátozni az adatbevitelt Excel-ben az adatok hitelesítésével?
Hogyan lehet korlátozni az adatbevitelt Excel-ben az adatok hitelesítésével?
Anonim
Ha Excel-táblázatokat használ más emberek adatainak gyűjtésére, de úgy találja, hogy a gondosan tervezett cellákat gyakran rossz információkkal tölti be, az adatok hitelesítése segíthet.
Ha Excel-táblázatokat használ más emberek adatainak gyűjtésére, de úgy találja, hogy a gondosan tervezett cellákat gyakran rossz információkkal tölti be, az adatok hitelesítése segíthet.

Ez az eszköz lehetővé teszi bizonyos cellák korlátozását, hogy csak a megfelelően formázott adatokat engedélyezze. Ha valaki valami olyat szeretne belőlni, ami nem létezik, mint például az "ebéd a repülőtéren" a "$ 15.68" helyett egy költségjelentésben, akkor az Excel elutasítja a bevitelt, amíg meg nem kapják. Gondolj arra, hogy passzív-agresszív módon győződjön meg róla, hogy az emberek nem pazarolják az idejét.

Példaként, itt van a How-To Geek alapvető kiadási jelentés munkalapja. Tegyük fel, hogy meggyőződünk arról, hogy az emberek csak olyan számértékeket adnak be, amelyek pénznemként vannak formázva (például néhány számjegyet, majd egy tizedespontot, majd két további számot).

Először válassza ki a korlátozni kívánt cellákat.

Váltson át a Szalag "Adatok" fülére, majd kattintson az "Adatellenőrzés" gombra. Ha az ablak nem teljes méretű, és nem látja a címkéket, ez az ikon két vízszintes mezővel, egy zöld pipa és egy vörös keresztezett körrel.
Váltson át a Szalag "Adatok" fülére, majd kattintson az "Adatellenőrzés" gombra. Ha az ablak nem teljes méretű, és nem látja a címkéket, ez az ikon két vízszintes mezővel, egy zöld pipa és egy vörös keresztezett körrel.
Az Adatellenőrzés ablakban a "Beállítások" lapon kattintson a "Engedélyezés" legördülő menüre. Itt megadhat egy bizonyos típusú bemenetet, hogy engedélyezze a kiválasztott cellákat. A költségjelentésünkre ragaszkodni fogunk ahhoz, hogy a felhasználók két tizedes értékű számot helyezzenek el, ezért a "Decimális" opciót választanánk. Más kritériumokat is kiválaszthat, például ha meggyőződik arról, hogy egy cellában szöveget, időt vagy dátumot, egy adott hosszúságú szöveget, vagy akár saját egyéni érvényesítést tartalmaz.
Az Adatellenőrzés ablakban a "Beállítások" lapon kattintson a "Engedélyezés" legördülő menüre. Itt megadhat egy bizonyos típusú bemenetet, hogy engedélyezze a kiválasztott cellákat. A költségjelentésünkre ragaszkodni fogunk ahhoz, hogy a felhasználók két tizedes értékű számot helyezzenek el, ezért a "Decimális" opciót választanánk. Más kritériumokat is kiválaszthat, például ha meggyőződik arról, hogy egy cellában szöveget, időt vagy dátumot, egy adott hosszúságú szöveget, vagy akár saját egyéni érvényesítést tartalmaz.
Bármely típusú adat, amelyet a "Engedélyezés" legördülő menüben választott ki, megváltoztatja a rendelkezésre álló opciókat a "Beállítások" lapon. Mivel pénznemnek megfelelő számértéket szeretnénk elérni, az "Adatok" legördülő listát a "között" beállítást választjuk. Ezután beállítunk egy minimális értéket 0,00, maximum 10000.00 értéket, ami elégséges ahhoz, hogy megfeleljen az igényeinknek.
Bármely típusú adat, amelyet a "Engedélyezés" legördülő menüben választott ki, megváltoztatja a rendelkezésre álló opciókat a "Beállítások" lapon. Mivel pénznemnek megfelelő számértéket szeretnénk elérni, az "Adatok" legördülő listát a "között" beállítást választjuk. Ezután beállítunk egy minimális értéket 0,00, maximum 10000.00 értéket, ami elégséges ahhoz, hogy megfeleljen az igényeinknek.
A teszteléshez kattintson az "OK" gombra az érvényesítési beállítások érvényesítéséhez, majd próbálja ki a helytelen értéket. Például, ha a "palacsintát" a reggeli értékre írjuk, az étkezés költsége helyett, hibaüzenet jelenik meg.
A teszteléshez kattintson az "OK" gombra az érvényesítési beállítások érvényesítéséhez, majd próbálja ki a helytelen értéket. Például, ha a "palacsintát" a reggeli értékre írjuk, az étkezés költsége helyett, hibaüzenet jelenik meg.
Bár ez korlátozza az embereket arra, hogy csak a helyes adattípust írják be, nem ad visszajelzést arról, hogy milyen típusú adatokra van szükség. Szóval, állítsuk be is ezt.
Bár ez korlátozza az embereket arra, hogy csak a helyes adattípust írják be, nem ad visszajelzést arról, hogy milyen típusú adatokra van szükség. Szóval, állítsuk be is ezt.

Menj vissza az Adatellenőrzés ablakhoz (Adatok> Adatok validálása a szalagon). Itt van két lehetősége (és mindkettőt használhatja, ha akarod). A "Beviteli üzenet" lapon megjelenhet egy felugró eszközmutató az embereknek az adatok típusát, amikor kiválasztják azt a cellát, amelyhez az adatellenőrzés be van kapcsolva. A "Hibaüzenet" lapon is beállíthatja a hibát, amikor a rossz adatfajtákba kerülnek.

Először lépjünk át az "Input Message" fülre. Itt győződjön meg róla, hogy a "Show input message when cell selected" opció be van kapcsolva. Ezután adja meg a beviteli eszköztípust címet és szöveget. Ahogy az alábbiakban látható, csak az egyik cellába történő kattintással jelenítheti meg az üzenetet, hogy az emberek tudják, mi várható.

A "Hibaüzenet" lapon testreszabhatja az olyan hibaüzenetet, amelyet az emberek láthatnak, ha rossz típusú adatokat írnak be. Győződjön meg róla, hogy a "Hibaüzenet jelenik meg a hibás adatok bevitele után" opció be van kapcsolva. Válasszon stílusot a hibaüzenethez a "Stílus" legördülő menüből. A Stop (piros kör X-vel), Figyelmeztetés (sárga háromszög felkiáltójellel) vagy Információ (kék kör kis betűvel), attól függően, hogy mekkora erősségű az üzenet.
A "Hibaüzenet" lapon testreszabhatja az olyan hibaüzenetet, amelyet az emberek láthatnak, ha rossz típusú adatokat írnak be. Győződjön meg róla, hogy a "Hibaüzenet jelenik meg a hibás adatok bevitele után" opció be van kapcsolva. Válasszon stílusot a hibaüzenethez a "Stílus" legördülő menüből. A Stop (piros kör X-vel), Figyelmeztetés (sárga háromszög felkiáltójellel) vagy Információ (kék kör kis betűvel), attól függően, hogy mekkora erősségű az üzenet.

Adjon meg egy címet az üzenethez, magát az üzenet szövegét, majd nyomja meg az "OK" gombot a befejezéshez.

Ajánlott: