Ezt a vendég cikket Askar, a DemoGeek tech site mögött álló geek írta.
Ha egy csapatnál dolgozik, vagy amikor ügyfeleivel foglalkozik, érdemes meggyőződnie róla, hogy a dokumentumait megfelelően terjeszti, hogy a dokumentumban szereplő információk eljussanak a megfelelő közönséghez, és tiszteletben tartják az információk titkosságát.
A Word 2007 olyan funkcióval rendelkezik, amellyel formálisan felkészülhet a Word dokumentumára, hogy megfelelő csoportosíthasson egy embercsoportot, vagy akár olyan személyeket is, akiknek bizonyos hitelességi tényezőjük van.
Készítmény
Indítsa el a Word 2007 programot, és készítse el a dokumentumot a kívánt módon.
Miután elégedett a dokumentummal és készen állsz a terjesztésre, szüneteltessen egy pillanatra, mielőtt az e-mail alkalmazásba ütközött, és kövesse ezeket az egyszerű lépéseket, hogy megkapja a dokumentumot a terjesztésre. Ne feledje, hogy ezek a lépések elszigeteltek, és ez azt jelenti, hogy kiválaszthatja és kiválaszthatja a követni kívánt lépéseket.
Kattintson a Office gomb és kattintson a " Készít"Menüopciót. 7 különböző lehetőség közül lehet választani. Megmagyarázom mindegyik opciót, hogy felvehesse és választhassa ki az opcióinak megfelelő kombinációját a terjesztési követelményekhez.
Dokumentum tulajdonságai
Az első a listában a Tulajdonságok opcióval, amellyel megadhatja a dokumentummal kapcsolatos metaadatokat.
Ezek közül néhányat a fájl >> Tulajdonságok párbeszéd.
Ne feledje, hogy a dokumentum véglegesítését követően nem fogja látni ezeket a tulajdonságokat, de addig a tulajdonságokhoz társíthatja a dokumentum tulajdonságait mások számára ahhoz, hogy megismerje a dokumentumot a dokumentum megnyitása előtt.
Vizsgálja meg a dokumentumot
A lista második opciója a " Vizsgálja meg a dokumentumot" választási lehetőség. A dokumentumok terjesztésére szolgáló előkészítés részeként megvizsgálhatja a dokumentumot megjegyzések, revíziók, revíziós jelölések, tintarezelés esetén. Megtekintheti a rejtett metaadatokat vagy a dokumentummal mentett személyes adatokat. Megvizsgálhatja a dokumentummal tárolt egyedi XML-adatokat. A fejlécekre, láblécekre és bármilyen vízjelre vonatkozó információkat is ellenőrizheti. Végül ellenőrizheti a dokumentumban rejtett szövegeket is.
Válassza ki a vizsgálati lehetőségeket, amelyeket meg akart győződni a dokumentum elosztása előtt, és amikor megnyomja a " ellenőriz"Gombra A Word ellenőrzi a dokumentumot, és értesíti Önt minden olyan elemről, amelyet az ellenőrzés során talál.
Dokumentum titkosítása
Harmadik a listában a " Dokumentum titkosítása" választási lehetőség. Válassza ezt az opciót, ha azt szeretné, hogy a dokumentum csak bizonyos megbízható személyek számára nézzen. Lehetővé teszi, hogy titkosítsa a dokumentumot az Ön által választott jelszóval, és a felhasználóknak meg kell adniuk ezt a jelszót a dokumentum megtekintéséhez.
Engedély korlátozása
Negyedik a listán a " Engedély korlátozása" választási lehetőség. A "Korlátozás engedélyezése" opció használatával korlátozhatja, hogy mit tehetnek az emberek a dokumentummal. Ha a dokumentum érzékeny, akkor a "Korlátozások engedélyezése" funkcióval korlátozhatja a dokumentum szerkesztését, másolását és nyomtatását.
Lehet, hogy kéri, hogy telepítse a Windows jogkezelés eszköz. Ne aggódj, menj előre, és telepítsd, a megbízható forrásból származik. A telepítés után meg kell tudnia állítani, hogy mit tehetnek az emberek a dokumentummal.
Digitális aláírás hozzáadása
Ötödik a lista a " Digitális aláírás hozzáadása" választási lehetőség. A digitális aláírás biztosítja a dokumentum integritását. Gondolj a digitális aláírásra, mint papír aláírásra, de elektronikusan a kényelem érdekében. Ha a dokumentum digitális aláírással rendelkezik, a dokumentum integritását és bizalmát jelzi. Ez hasznos lenne, ha a dokumentumot a közönség nagy csoportjába osztja.
Kattintson a " Digitális aláírás hozzáadása"Opciót, és a Word felkéri a fenti párbeszédablakot, hogy keressen Digital Signature szolgáltatókat az Office Marketplace-on.
Fuss kompatibilitási ellenőrző
Hagyjuk el az utolsó opciót " Fuss kompatibilitási ellenőrző" első.Ha olyan funkciókat használ, amelyek kifejezetten a Word 2007-re vonatkoznak, és ha gyanítod, hogy a közönség régebbi Word-verziókat használ, akkor érdemes futtatni a Kompatibilitási ellenőrzőt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dokumentumot a teljes közönség el tudja olvasni.
Mark a döntőbe
Ez lesz az utolsó lépés, amelyet el szeretne követni, mielőtt a dokumentumot elosztaná a csoporthoz. Ahogy a neve is jelzi, ez a művelet a dokumentumot az összes terjesztéshez jelöli.
Az elosztásra felkészített dokumentum megszerzése segít elkerülni azokat a nyilvánvaló hibákat, amelyeket a dokumentumok nagyszámú ember számára történő terjesztésénél teszel. Nem kell követnie az összes lépést; inkább kiválaszthatja és kiválaszthatja, melyiket kívánja / preferálja. A Word 2007 elég rugalmas ahhoz, hogy a dokumentumok elkészítéséhez készítsen fel kérést.
Remélem, ezt hasznosnak találod, és remélem, hogy a Word 2007 képes a dokumentumok megfelelő véglegesítéséhez az elosztás előtt. Ha bármilyen kérdése vagy észrevétele van, kérjük, írjon meg észrevételeket.
