E-mailek küldésekor ne kattintson a Küldés gombra, amíg teljesen biztos benne, hogy elküldi az e-mailt. Függetlenül attól, hogy ez egy olyan üzenet, amelyet nem küldött el, vagy csak kínos typo, általában nem visszakerül.
Az elküldött e-mail nem tartozik az ellenőrzés alá
Az e-mail nem olyan, mint egy weboldalon szereplő megjegyzés, amelyet törölhet vagy szerkeszthet a tényt követően, mert egyetlen helyen található, amely lehetővé teszi a szerkesztést - ezen a webhelyen. Amikor e-mailt küldesz, az e-mail kliens elküldi az e-mail üzenet másolatát mindenkinek, akit e-mailben küld. E-mail szerverük megkapja és megjeleníti az e-mail kliensben.
Nem lehet visszamenni és visszavonni egy már elküldött e-mailt. A másolás egy másik levélkiszolgálón található, teljesen ki van téve az irányításodnak.
A Microsoft Outlook tartalmaz egy "visszahívási" funkciót, amely bizonyos esetekben lehetővé teszi az e-mail üzenetek visszahívását. Más e-mail kliensek - köztük a "Visszavonás" labs funkcióval rendelkező Gmail is lehetővé teszik a már elküldött e-mail "visszavonását", de ez a funkció csak kézenfekvő.
Az Outlook visszahívási funkciójának működése
A Microsoft Outlook csak korlátozott körülmények között képes visszahívni vagy visszahúzni az üzeneteket. A Microsoft Exchange e-mail rendszert kell használnia, és ugyanazon az Exchange kiszolgálón kell lennie, mint a címzettnek. Ez a funkció akkor működik, ha e-mailben küldi el munkatársait, de nem tudja használni azt, ha e-mailt küldi el egy otthoni e-mail fiókkal rendelkező személynek, vagy e-maileket küldi a szervezeten kívüli címekre.
Az Outlook visszahívási funkciója úgy működik, hogy üzenetet küld a másik személy beérkező levelének. Az üzenet kéri az e-mail klienst, hogy törölje az elküldött e-mailt. Alapértelmezés szerint az Outlook törli az e-mail üzenetet, ha még nem olvasta. Lehetséges azonban, hogy a felhasználó letiltja ezt a funkciót, így az Outlook figyelmen kívül hagyja ezeket a kéréseket. A Visszahívás funkció csak egy jó módja annak, hogy szépen megkérdezzék, hogy az e-mail kliensük a kedvence szerint törli-e a már elküldött e-mail üzenetet.
Bár ez a szolgáltatás hasznos lehet az üzenetek hibás vagy egyéb hibákkal történő törléséhez, valamint egy frissített másolat mentén történő elküldéséhez, csökkentve a munkatársak beérkező levelek közötti zűrzavart, nem számíthat arra, hogy visszaállítsa az e-maileket, amelyeket soha nem küldött.
Az időkésleltetés megadhat egy "Visszavonás" gombot
Egyes levelező ügyfelek képesek arra, hogy az e-mail elküldése után megnyomják a "visszavonás" gombot - talán éppen észrevettek egy hibát vagy egy másik kínos hibát, vagy esetleg szenvedélyes pillanatban küldte el az e-mailt, és most sajnálja a nyelvet te választasz.
Ez nem az elküldött e-mailek tényleges visszavonásával működik, hanem az e-mail kliens előtt történő késleltetés hozzáadásával ténylegesen elküldi az üzenetet.
Például, ha Gmail-felhasználó vagy, megnyithatja a Gmail beállításait, kattintson a Labs-ra, és engedélyezheti a "Visszavonás küldése" funkciót. Ez néhány másodpercet ad Önnek, miután elküldte az e-mailt, így az Undo gombra kattintva megszakíthatja az e-mail küldését. A Gmail csak néhány másodpercet vár, miután rákattintott a Küldés gombra, és időt adtál arra, hogy megváltoztassa az elmét.
Az Outlook és a Gmail olyan funkciókat is tartalmazhat, amelyek megpróbálnak további lelkiállapotot nyújtani, de nem szabad megtéveszteni. Nem működnek tökéletesen - még a Gmail esetében is, ha egy második késő van, az e-mail eltűnik, és nem teheti vissza. E-mail küldéskor szüneteltesse a Küldés gombra kattintás előtt, és győződjön meg róla, hogy készen áll arra, hogy az e-mailt kijusson.
