Gyakran küldünk számos dokumentumot Microsoft Outlook. Most tegye hatékonyabbá a kommunikációját olyan dokumentumokkal, amelyekhez kiegészítő hozzá tartozik az Outlook programhoz, DocSend ”. A DocSend for Outlook a dokumentumok hatékonyabb és érdemesebb kommunikációs csatornává teszi a dokumentumokat. A telepítés után hozzáférhet a fájlokhoz, és könnyedén létrehozhatja a DocSend linkeket, amikor a legtöbbet szeretne, azaz amikor e-mailt küld. Az DocSend for Outlook program azonban többet tartalmaz, mint a dokumentumok és mellékletek küldése. Olvassa el a Microsoft Outlook új kiegészítőjét.
DocSend for Outlook
Kezdjük az alapokkal. A DocSend nem új alkalmazás; már régen itt volt. Ugyanakkor a DocSend, mint az Outlook kiegészítője, új dolog. Eredetileg a dokumentumok analitikus eszköze; különösen azok számára, amelyeket e-mailben küldenek. Mi gyakran megkérdezzük, mikor küldünk egy levelet e-mailben; hogy a személy látta-e a dokumentumot vagy sem. Kívül; bizalmas dokumentumok esetén tovább aggódunk, ha a dokumentum címzettje tovább továbbította. A DocSend segítségével tudod, mi történik a dokumentumoddal. Attól, hogy tudta, mikor nyitja meg a személy, hányszor töltötte le vagy sem, és küldték-e valakinek; mindent megtarthat a DocSend használatával.
Ez az eszköz jelenleg elérhető az Outlook Mail szolgáltatásban. A DocSend for Outlook ugyanazt a munkát használja, ha az Outlook Mail kiegészítőjeként használja. Ez összekapcsolja DocSend fiókját az Outlook Mail-val, hogy megkönnyítse a dokumentumkommunikációt.
A DocSend for Outlook eléréséhez csak annyit kell tennie, hogy meglátogassa a kezdőlapját a letöltéshez. Ez egy webes alkalmazás, amely megnyílik a böngészőben. Egyszerűen regisztrálj az eszközzel.
Belül DocSend for Outlook
Most már kicsit többet a DocSend eszközről. Miután bejelentkezett a DocSend-be, a következő műszerfalat láthatja.
A DocSend teljesen más dokumentummegosztó eszközhöz hasonlít. Linkeket hoz létre minden olyan dokumentumhoz, amelyet megosztott a kapcsolataival. Egyetlen dokumentumhoz akár különböző hivatkozásokat is létrehozhat, hogy megőrizze a dokumentum egy számát. Minden alkalommal, amikor a címzett a linkre kattint, megkapja a statisztikát a dokumentumról. Például a Statisztikák megtekintése az alábbi képen látható:
A DocSend for Outlook használatának módja
Mivel megértettük, hogy működik a DocSend, most nézzük meg, hogyan működik a DocSend az Outlook Mail szolgáltatásban.
Ha feliratkozott a DocSend szolgáltatásra, az Outlook Mail szolgáltatásban található bővítmény látható. Kattintson az Új levelek lehetőségre, és nézze meg az újonnan megnyitott e-mail ablak jobb oldali alját. Keresse meg a következő kék ikon.
- Engedélyezze (vagy ne engedélyezze) az anonim megtekintést
- Engedélyezze (vagy ne engedélyezze) a letöltést
- Állítsa (vagy nem állítsa be) a lejárati dátumot
- Passcode véd (vagy nem állít be jelszót a dokumentumhoz)
A négy lap mindegyikének van a jobb és a jobb gombja. Így dönthet (és vezérelheti), hogy a címzett mit tehet a dokumentummal. Ha például a "Letiltás engedélyezése" lehetőséget választja ki, akkor a címzett csak a dokumentumot tudja megtekinteni, de nem töltheti le a számítógépére. Hasonlóképpen beállíthatja a dokumentum lejárati dátumát, ha a "Beállítja a lejárati dátumot" opcióval "Be".
Ha a dokumentum nem jelszavas védelem, ne aggódjon! Most beállíthat egy jelszót a DocSend for Outlook használatával. Egyszerűen kattintson a "Passcode protection" (Jelszó védelem) előtt található On / Off (Be / Ki) gombra, majd beillesztheti a jelszót.
Következtetés
Úgy gondoljuk, hogy a DocSend for Outlook jó eszköz a dokumentumok kezeléséhez. A dokumentumokhoz kapcsolódó problémák - mint például az elküldésük, a jelszavakkal való védelem és a címzettek listájának kezelése - a DocSend for Outlook programban jól kezelhetők. Elolvashatja a blogot a DocSend for Outlook programban a DocSend Blogon.
Mondja el nekünk, hogy vállalja ezt az eszközt.
