Az alábbi utasítások a Microsoft Word, a PowerPoint, az Excel és az Access 2016 alkalmazására vonatkoznak, de a folyamatnak hasonlónak kell lennie az Office más újabb verzióiban.
Mennyire biztonságos a Microsoft Office jelszavas védelme?
A Microsoft Office jelszavas védelmi funkciói rosszul hatottak a múltban. Az Office 95-ből az Office 2003-ra a titkosítási rendszer nagyon gyenge volt. Ha az Office 2003 vagy egy korábbi verzióval védett dokumentum jelszóval védett, a jelszó könnyen és gyorsan áthidalható a széles körben elérhető jelszavas repedésszoftverrel.
Az Office 2007 -szel a Microsoft biztonságosabbá vált. Az Office 2007 128 bites kulcsra vált az Advanced Encryption Standard (AES) szolgáltatásra. Ez széles körben biztonságosnak tekinthető, és azt jelenti, hogy az Office most valódi, erős titkosítást használ a dokumentumok védelme érdekében, amikor jelszót állít be. A PDF titkosítási funkciót teszteltük, és azt tapasztaltuk, hogy 128 bites AES titkosítást használ az Office 2016-on is.
Két nagy dolgot kell figyelni. Először csak olyan jelszavak vannak, amelyek teljesen titkosítják a dokumentumot. Az Office lehetővé teszi, hogy jelszót állítson be a "szerkesztés korlátozása" számára, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy megtekinthessenek egy fájlt, de ne jelszavas módosítás nélkül. Ez a típusú jelszó könnyedén megrepedhet és eltávolítható, így az emberek szerkeszthetik a fájlt.
Továbbá, az Office titkosítása csak akkor működik jól, ha modern dokumentumformátumokra ment, mint a.docx. Ha régebbi dokumentumformátumokba mentünk, például az.doc fájlokat, amelyek kompatibilisek az Office 2003 és a korábbi Office verzióval, akkor a titkosítás régebbi, nem biztonságos verzióját használjuk.
Mindazonáltal mindaddig, amíg a fájlokat a modern Office formátumokba mented, és a "Korlátozás szerkesztése" opció helyett a "Jelszó titkosítás" opciót használod, a dokumentumoknak biztonságban kell lenniük.
Hogyan lehet jelszóval védeni az Office dokumentumot?
Az Office-dokumentum jelszóvédelméhez először nyissa meg Word, Excel, PowerPoint vagy Access alkalmazásban. Kattintson a "Fájl" menüre a képernyő bal felső sarkában. Az Info panelen kattintson a "Dokumentum védelme" gombra, és válassza a "Titkosítás titkosítással" lehetőséget.
A gomb csak a "Dokumentumvédelem" nevét használja a Microsoft Word programban, de más alkalmazásokban hasonlónak nevezik. Keresse meg a Microsoft Excel "Protect Workbook" és a "Protect Presentation" lehetőséget a Microsoft PowerPoint alkalmazásban. A Microsoft Access alkalmazásban csak egy "Titkosítás jelszóval" gomb jelenik meg az Info lapon. A lépések ugyanúgy fognak működni.
MEGJEGYZÉS: Ha csak a dokumentum szerkesztését kívánja korlátozni, itt választhatja a "Szerkesztés korlátozása" lehetőséget, de ahogy azt mondtuk, ez nem túl biztonságos, és könnyen megkerülhető. Jobb, ha titkosítja az egész dokumentumot, ha tud.
Figyelem: Elfelejtheti a dokumentumhoz való hozzáférést, ha elfelejtette jelszavát, ezért biztonságban tartsa! A Microsoft azt tanácsolja, hogy írja le a dokumentum nevét és jelszavát, és tartsa biztonságos helyen.
A következő megnyitáskor megjelenik egy "Adja meg a jelszót a fájl megnyitásához" mezőbe. Ha nem adja meg a helyes jelszót, egyáltalán nem tudja megtekinteni a dokumentumot.
A jelszavas védelem eltávolításához kattintson a "Dokumentum védelme" gombra, és válassza a "Titkosítás titkosítással" lehetőséget. Adjon meg egy üres jelszót és kattintson az "OK" gombra. Az Office eltávolítja a jelszót a dokumentumból.
Jelszóvédett PDF fájl létrehozása
Az Office dokumentumot PDF fájlba is exportálhatja, és a PDF-fájlban a jelszó védheti. A PDF dokumentum titkosítva lesz az Ön által megadott jelszóval. Ez a Microsoft Word, az Excel és a PowerPoint programban működik.
Ehhez nyissa meg a dokumentumot, kattintson a "Fájl" menü gombra, és válassza az "Exportálás" lehetőséget. Kattintson a "PDF / XPS létrehozása" gombra a dokumentum PDF fájlként történő exportálásához.
Ha elkészült, adja meg a PDF fájl nevét, és kattintson a "Közzététel" gombra. Az Office exportálja a dokumentumot jelszóval védett PDF fájlra.
Figyelem: Ha elfelejtette a jelszót, akkor nem fogja tudni megtekinteni a PDF-fájlt. Győződjön meg róla, hogy nyomon követi, vagy elveszti hozzáférését a PDF-fájlhoz.
Ez a szolgáltatás segít megvédeni a különösen érzékeny dokumentumokat, különösen akkor, ha azokat USB meghajtón vagy egy online tárolóban tárolja, mint a Microsoft OneDrive.
A teljes lemezes titkosítás, például a Device Encryption és a BitLocker egy Windows PC-n vagy a FileVault-on Mac számítógépen biztonságosabb és fájdalommentes a számítógép összes dokumentumának védelme érdekében, különösen - ha számítógépét ellopták.
