Az Office már működik a színfalak mögött, hogy segítsen a fájlok méretének megőrzésében. Az újabb DOCX fájl típus lényegében zip fájlként működik, tömörítve a fájl tartalmát. A dokumentumban egyszerre többször megjelenő képek és szövegek csak egyszer tárolódnak a tényleges fájlban. Tehát, legalábbis az Office-alkalmazások újabb verzióiban, a nagyméretű fájlméretek általában a különböző dokumentumokat tartalmazó képek sokaságából erednek.
A jó hír az, hogy az Office alkalmazások néhány hasznos eszközt kínálnak a képméretek ellenőrzéséhez. Ebben a cikkben a 2016-os verziót (pontosabban a Word 2016-ot) használjuk. De ugyanazokat az eszközöket találja meg, mint más Office alkalmazásokban, például az Excel és a PowerPoint, valamint az Office korábbi verzióiban legalább az Office 2010-ben.
A fényképek tömörítése az Office dokumentumban
Az első lépés, amellyel megpróbálhatja csökkenteni a dokumentum méretének csökkentését, a képek tömörítése. Minden Office alkalmazás hasznos eszközt kínál ehhez. Itt használjuk a Word-t (és ez az, amit a következő lépésekben fogunk megnevezni), de megtalálja a funkciókat ugyanazon a helyen más Office alkalmazásokban.
A dokumentumban kattintson bármelyik képre, hogy kiválassza. A kép kiválasztásakor kattintson a Formátum menüre, amely megjelenik az Office eszköztárán.
A Képek tömörítése ablakban kattintson a "Csak erre a képre" lehetőségre, ha csak a kiválasztott képet szeretné tömöríteni. Ha ez az opció nincs bejelölve, a műveletek a dokumentum összes képére vonatkoznak. Válassza a "Kicsomagolt képterületek törlése" lehetőséget, ha kicsinyített képeket tartalmaz a dokumentumban, és el szeretné távolítani a kivágott területeket. Érdemes megjegyezni, hogy ha ezt a lehetőséget választja, akkor nem tudja visszavonni a vágást később, hacsak nem helyezi vissza az eredeti képet. Kiválaszthatja azt a felbontást is, amelyre képeket tömörít. Válassza ki a legalacsonyabb felbontást, amely lefedi igényeit. Kattintson az OK gombra, ha elkészült.
Távolítsa el a képek szerkesztését a Képekből
Az Office alkalmazások mindenféle nagyszerű képszerkesztő eszközt kínálnak. Amikor ezeket használja, a Word megőrzi az eredeti képet, és nyomon követi az Ön által készített módosításokat, így visszavonhatja őket, vagy visszatérhet az eredeti képhez, ha szüksége van rá.. Ha elégedett vagy azzal, ahogy formázta a képeket, a szerkesztési információk mentése csak növeli a fájl méretét. Ha a dokumentumban lévő képek tömörítése nem elégítette ki a fájl méretét, akkor a mentett formázási információkat is törölheti. Ismét előfordulhat, hogy a dokumentumot új fájlként szeretné menteni, mielőtt elkezdené, hogy szükség esetén visszatérhessen az eredetihez.
A dokumentum megnyitásához kattintson a Fájl menüre.
A Word Options ablakban a bal oldali beállítások közül kattintson a Speciális gombra.
A példánkban körülbelül 20 jó minőségű képet tartalmazó Word fájlt ("File 1.docx" a következő képen) vettünk fel, és mérete körülbelül 48 MB volt. Ezek közül a képek közül sok kivágott, néhányat átméreteztek, és több más módon szerkesztették. A képek tömörítése és az elmentett formázási információk eltávolítása után az új fájl ("File 2 (tömörített).docx" a következő képen) már alig 35 MB alatt van, ami nagyjából 27% -os csökkentést jelent a fájlméretben. A DOCX formátumú beépített tömörítés illusztrálására szintén csatoltuk a fájlt. Amint láthatja, a méretbeli különbség a tömörített és kicsomagolt fájlok között elhanyagolható.
